Controlling-Konzept:
Die Einführung eines Controlling-bereiches sollte gut geplant und durchgeführt werden. Als Grundlage dafür sollte ein Controlling-Konzept erstellt werden, indem festgelegt wird, welche Controlling-Philosophie gelten soll, wie das Controlling in die Organisationsstruktur eingebunden werden kann, und welche Controlling-Instrumente zum Einsatz kommen sollen.
Checkliste zur Einführung des Controllings:
- Notwendigkeit
Zuerst wird festgehalten, zu welchem Zweck die Controlling-Abteilung eingerichtet werden soll. Gründe dafür können u.a. mehr Transparenz in den Finanzen, eine straffere Organisation der Teilpläne, die Erhöhung von Unternehmenszielen oder ein verbessertes Berichtswesen sein. Controlling ist in jedem Unternehmen anders aufgebaut und für die unternehmerischen Anforderungen individuell gestaltet. Möglich ist die Aufstellung eines Projektteams, welches der Geschäftsleitung Vorschläge und Voraussetzungen zur Einführung vorlegt. Nach Abwägung dieser kann entschieden werden, ob ein Controlling aufgestellt wird.
- Strategie
Wichtig für den Aufbau des Controllings ist die festgelegte Unternehmensphilosophie. Aus dieser lassen sich zusammen mit der Geschäftsführung überprüfte Unternehmensziele ableiten, die dem Controlling als Grundlage dienen. Beinhalten sollten diese Vorgaben über den Inhalt, Zeitraum und die Abteilung, die für die Erfüllung der Ziele zuständig ist. Diese sollten eindeutig und schriftlich festgehalten werden und auch aufzeigen, welche Ressourcen vorhanden sind und welche Bedingungen erfüllt sein müssen. Mithilfe laufender Unternehmensanalysen sollen Ziele stets aktuell gehalten und für alle Mitarbeiter eines Unternehmens sichtbar sein. Dabei ist zu beachten, dass neben den internen auch die externen Faktoren überprüft werden. Zu diesen zählen u.a. Technologiefortschritte, das Vorhandensein von Arbeitskräften auf dem Arbeitsmarkt und die Prognose der zukünftigen Bedingungen.
- Organisation und Personal
Es gibt mehrere Möglichkeiten zur Eingliederung des Controllings. So kann die Abteilung als Stabstelle, eigenständiger Funktionsbereich oder innerhalb des Rechnungswesens integriert werden. Alternativ dazu ist es möglich, einen selbstständigen Controller zu konsultieren. In jedem Fall muss klar definiert sein, welchen Aufgabenbereich der Controller erfüllen muss. Als Grundlage kann eine Stellenbeschreibung dienen, die detailliert Aufgaben, Weisungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten aufstellt. Weiterhin müssen Überlegungen zur Softwarestruktur der Abteilung getroffen werden. Einen hohen Stellenwert hat dabei Software, die einfach ins vorhandene System integriert werden kann ohne Schnittstellenverluste aufzuzeigen. Zuerst sollte festgestellt werden, welche Grundaufgabe die Software erfüllen soll. Danach entscheidet sich das Unternehmen bspw. für eine Finanzbuchhaltungssoftware mit Controlling-Modul oder für ein speziellen Programm zur Finanzplanung. Die Voraussetzungen, welche die Software erfüllen muss, sollten hierarchisch aufgestellt werden und als Anhaltspunkt für die verschiedenen Programme der Softwarehersteller dienen.
- Analyse
Darauf folgt eine detaillierte Beschreibung des Ist-Zustandes des Unternehmens. Eingegangen wird dabei auf die aktuelle Situation sowie auf interne und externe Faktoren. Bei der internen Analyse helfen Instrumente, wie die Wertschöpfungskette von Porter oder das 7-S-Modell von McKinsey. Porters 5 Forces sowie die PEST-Analyse sind hilfreich bei der Analyse der Unternehmensumwelt. Weitere nützliche Mittel zur Untersuchung des Unternehmens können SWOT-Analyse, Portfolio-Techniken und Lebenszyklus-Analysen sein. Dem gegenüber gestellt, wird ein Soll-Konzept, welches den Soll-Ist-Vergleich ermöglicht und das Unternehmen in eine bestimmte Richtung lenkt, die sich an den vorher festgelegten Zielen orientiert.
- Umsetzung
Nachdem die Unternehmenslage festgehalten und Soll-Werte aufgestellt worden sind, kann die Umsetzung des Controllings erfolgen. Dabei werden den Mitarbeitern Informationen über das weitere Vorgehen im Unternehmen mitgeteilt. Um die Akzeptanz auf Mitarbeiterseite zu erhöhen, sollten diese bei der Durchführung eingeschlossen werden. Überlegungen können des Weiteren sein, ob eine neue Stelle für einen Controller ausgeschrieben wird, ein externer Controller beauftragt wird oder ob ein Mitarbeiter der eigenen Firma diese Stelle besetzen soll. In diesem Fall finden Schulungen statt, die den Mitarbeitern den Umgang mit der neuen Software vermitteln. Um Widerstände gegen die Neueinführung zu beseitigen können Anreizsysteme geschaffen werden.
- Überprüfung
Regelmäßige Kontrollen sind für den Erfolg des Unternehmens zwingend erforderlich. Ein Frühwarnsystem dient der frühzeitigen Erkennung von strategischen Handlungsfehlern und hilft so Insolvenzen zu verhindern, die durch diese Krisen ausgelöst wurden.
Folgende Punkte sollten dabei integriert sein.
- Erkennung von Chancen und Risiken
- Analyse der Impulse
- Auslösung von Risiko- / Changensignalen
- Entwicklung von Alternativen
- Umsetzung der Änderungen
